工研院為我國產業技術之重要泉源，對於產業發展具有指標性與前瞻性之影響，更攸關於國家之整體競爭力。在資訊流通、資源共用之原則下，工研院積極運用資訊科技，提升各單位之溝通與協同運作，發揮跨領域技術之綜效。工研院於2002年開始全面進行電子流程管理系統的上線，並協助6,000位同仁的日常工作，藉由電子流程管理系統的協助，工研院將有效提昇整體運作之流程效率。
一、 財團法人工業技術研究院簡介
財團法人工業技術研究院（以下簡稱工研院），是一個非營利、致力於應用研究、科技服務的研發機構。民國62年經濟部為促進台灣產業界技術升級以提昇整體競爭力，並培育工業技術人才，而成立工研院。時至今日，工研院已成為產業界的技術中心。目前工研院共有 6,000 個同仁，12 個研究單位不斷的在傳統產業、尖端產業各個領域上進行研究與開發。為提昇流程作業效率，工研院於2002年開始全面進行電子流程管理系統的上線，並負責協助超過6,000位同仁的日常工作。本文希望藉由此工研院的成功經驗，提供有志於提昇競爭力之公民營、非營利機構分享，為提昇國內產業競爭力進一份棉薄之力。
e化理念與現況
工研院為有效統籌運用院內資源，以利全院跨單位、跨領域研發之進行，並提供跨單位的後勤服務，對於資訊科技運用採集中式運籌管理，做法上則以Shared Service Center方式提供院內6,000名同仁各項工作上的協助。資訊技術服務中心便是在此理念的組織架構下，提供院內各單位資訊技術相關協助的專責單位，主要負責各項電腦軟體、硬體、網路服務，以及應用系統的開發與維護。
院內的企業資訊系統平台主要有Unix 與Windows2000 Server；在支援全院6,000人的電子表單系統則採用鼎新電腦EasyFlow電子流程管理系統，入口網站範例如附圖。
《工研院電子流程管理系統入口網站》
二、建置前之需求與欲達成之目標
工研院於公元2000年，以提升速度與競爭力為努力方向，在院經營團隊策略下，資訊技術服務中心與相關業務單位討論後，決定以導入ERP與電子流程管理系統來協助達成。其中在電子流程管理方面，資訊技術服務中心系統一組黃組長表示，導入電子流程管理系統所要達成的目標包括：
1. 重新思考作業流程，以進行企業流程再造(Business Process Reengineering, BPR)。
2. 運用資訊系統將流程透明化，隨時隨地可以即時追蹤、處理。
3. 提昇表單流程效率，在填、送、追、簽、歸、查等過程中均可迅速處理，提昇時效性。
4. 避免人為缺失，如表單公文的遺失、積壓等。
5. 降低紙張使用量，期能「少紙化」。
6. 與工研院其他資訊系統(例如ERP、HR等)及資料庫直接整合，降低人工處理作業。
基於上述要求，資訊技術服務中心著手評估市面上之各項電子流程管理解決方案，以達成工研院提昇全體同仁作業效率。
三、解決方案的評選因素
對於提供6,000個使用者上線使用之電子流程管理系統的主要考量因素包括以下：
1. 功能完善
2. 設計與開發工具使用的便利性
3. 管理維運成本，包括平台、管理維護的人力與時間。
4. 開發工具，人才市場供給狀況
5. 價格與預算
6. 合作夥伴的技術支援能力
7. 產品的佔有率與成熟度
8. 與其他系統及資料庫連結、整合便利性
經評估後工研院選擇鼎新電腦為合作夥伴，並以EasyFlow電子流程管理系統作為提昇效率、改造流程的解決方案。
四、導入過程與成功因素
工研院認為E-Form電子表單系統主要處理範疇在於與使用者關係較為密切之「前端」，使用層面較廣、使用亦較為頻繁；而人力資源、採購、行政等管理資訊系統則負責「中段」之業務核心處理程序，而財務會計資訊系統則為「後端」之帳務處理與分析。因此，在ERP導入同時便積極進行前端的E-Form電子表單系統的建置與連結。黃組長表示：「建置電子表單系統的過程中，與各使用單位討論現有流程，並探討如何將現有流程簡化、合理化與標準化是最為關鍵的部分。」在導入系統、重新思索流程的目的與意義的同時，工研院跳脫出一般在進行電子流程導入時不易脫離的窠臼，真正以「簡化、合理化與標準化」的方向讓流程有意義且最佳化。
黃組長舉例說明：「在組織中，最在意你請假的人是誰？」當討論到請假流程時，參與討論的主管與同仁一致認為：「是我的直屬主管。」那麼在系統已經可以自動稽核請假天數、知會相關人員的同時，是否有必要再逐級主管簽核呢？也因此，在真正釐清流程意義後，工研院的請假只需經過直屬主管簽核同意即可，請假天數超過特定天數時，系統才會自動知會其上一級主管。
經由如此一再的探索、調整與改變，直到獲得一致的共識，的確也讓工研院的流程更為「簡化、合理化與標準化」了。因此，在抽離IT技術面的因素後，黃組長表示「作業流程的檢討與改善才能真正收到電子流程管理系統的真正效益。」
五、對採用企業發生的利益與優勢
工研院從2002年度電子表單系統全面上線，開放全院6,000名同仁使用。在經過20場使用者教育訓練、4場中階管理者溝通會，以及1場高階管理者說明會後，已全面順利運作中。目前上線之電子表單包括：請假單、加班單、出差單、請購單、自購申請單、派車單與準備中的電子公文系統，預估一年約處理 650,000 – 700,000張表單。各電子表單也已順利的與工研院SAP ERP系統、人力資源系統、行政系統資料庫緊密整合，降低繁瑣的人工處理作業，減少人為疏失。
對於當初所設定的電子流程管理系統目標，工研院亦逐一的達成了。所有電子流程使用者皆可隨時隨地即時追蹤、處理，大幅提昇作業效率。而數位化的作業環境，亦減低紙張的耗用，表單遺失、積壓、查詢費工等情形大幅改善。然而，最大之效益應屬工研院企業流程再造的順利開始—好的開始即是成功的一半，企業流程再造BPR過程是一個循環，相信藉由這一段成功的經驗，精英萃集的工研院將能夠持續推動此一良性循環，在數位化工具的輔助之下持續精進。
六、結語
誠如黃組長所言以及每位資訊人員所熟知，在進行任何資訊化專案時，專案人員所承受之時程與技術雙重壓力下，若能有一個可以信賴之合作夥伴，雙方皆能秉持開放的心胸來針對需求與問題合力解決，是加速成功不可或缺的重要助力。
對於工研院與鼎新電腦EasyFlow電子流程管理系統的合作經驗，黃組長表示：「鼎新對於技術的支援、問體的解決皆能積極協助。」也藉由此次電子表單系統的成功合作經驗，鼎新電腦將秉持專業與客戶滿意的精神，繼續協助工研院與企業界競爭力的再提昇！
【內文所提及之各公司與產品，均分屬各相關公司的商標或註冊商標】
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