國泰建設可謂是台灣建築業的龍頭老大，在日益競爭的市場環境中，國泰建設仍能日益茁壯的成為國內大型的建設公司，正是秉持「誠信正派、專業負責、穩健經營」原則的企業經營理念，國泰建設更是打破一般建築業的傳統，投入e化流程改造，e化究竟帶來了什麼樣豐碩的成果，讓國泰建設堅持走向電腦化？又是何種原因，鼎新電腦能成為其e化的關鍵夥伴？
一、 國泰建設有限公司簡介
國泰建設股份有限公司成立於民國五十三年九月十四日，係國內資本雄厚業績優良之建設公司，亦是建築界第一家股票上市公司。同時亦為享有盛名之霖園集團重要成員之一。四十年來，配合政府「住者有其屋」政策，並秉持「誠信正派、專業負責、穩健經營 」的原則，雖歷經多次景氣變動，仍能日益茁壯而成為國內大型建設公司，實端賴廣大客戶的愛護支持與全體員工的辛勤耕耘。國泰建設目前擁有各類專業人員共計一百三十餘人，營業據點除了台北總公司外，另外在台中、台南、高雄各設有分公司，營業範圍更遍及全省各主要都會區，並先後在國內興建各類型房屋近五萬戶。國泰建設本著過去一貫的品質與服務，不斷精益求精、追求卓越，並以專業負責的態度，豐富建築新生命，開啟人類生活新紀元。
二、建置前之需求與欲達成之目標
一般建設公司由於產業的型態及資本有限的情況之下，對於e化的投入的成本及心力，在比例上往往可說是少之又少，但國泰建設卻一改這樣的固有想法，打破成規將e化概念完整實現，也就是因為國泰建設事事都有其先進的理念，才能在如此劇烈競爭的環境中，永坐於建設業的龍頭寶座。
早在民國90年，因為老闆一句「我們公司能不能夠無紙化？」讓國泰建設資訊部陳經理開始著手進行這項資訊改革之路。首先陳經理對於「無紙化」下了個定義，第一項就是電子化公文，將原本的紙張紙本作業，轉化成電腦作業，第二項就是檔案管理，檔案櫃內的繁雜文件一一的轉換存入電腦，把公司的檔案櫃數量降到最低。
在工作流程電腦化實施之前，在公司管理上一直都是採人工作業，以往主管需掌握員工外出的狀況，在員工外出時，都必須進入主管辦公室於外出登記簿上註明，進入辦公室時也需再一次進入簽到， 主管才能切實掌握員工情況，另外在公文呈報時，也常常因為紙本作業，造成文件積壓太多，往往一堆的文件就壓在最底下，還需時時跟催，甚至連遺失的狀況也曾發生，工作流程受限自然影響公司營運。在公司進行e化改革後，不僅能夠精準掌控工作進度與人員管理情況，更能夠促進企業整體年輕化。讓國泰建設更為確信，e化的確為現今二十一世紀已不可或缺的基本實力。
三、解決方案的評選因素
國泰建設資訊部陳經理表示，事實上當初在選擇e化產品時，一開始是對Notes進行評估，然而由於Notes平台，不僅在購買費用上相當昂貴，開發人才不易，在維護費用及人力上更是一筆相當的費用，對於一旦導入的高成本費用，便因此望之怯步，之後對於國內著名的電子流程管理系統解決方案廠商也展開評估，然而在一場因緣際會中，經由資訊朋友的推薦，認識了鼎新電腦EasyFlow電子流程管理系統，在了解整個產品的介面及功能以及同仁的操作使用後，一致認定EasyFlow正是國泰建設所需的最佳e化產品，原因就在於EasyFlow的操作介面相當的人性化，在系統開發人力上也簡易許多，維護上也不需配置太多的人力費用，重要的在價格上也極具競爭力，因此在產品功能面及成本效益都能兼顧之下，鼎新電腦EasyFlow便成為國泰建設實踐e化願景的重要一員，朝向「辦公室無紙化」發展，同時也體驗到作業效率的提昇，流程的即時控管所帶來前所未見的e流成果。
四、導入過程與成功因素
國泰建設導入鼎新EasyFlow電子流程管理系統之初，即遇到使用上人員方面的最大問題，由於當時國泰建設員工平均年齡已超過四十，主管幹部們甚至連電腦都沒有碰過，更別談上線操作，如此的複雜問題，國泰建設之所以能夠克服障礙然後成功導入，以下是關鍵因素：
1.基礎電腦教育訓練的培養：為了克服人員上執行障礙，資訊部門便花費心思舉辦教育訓練，嘗試儘量以淺顯的課程，引導員工認識電腦，熟悉電腦操作，第一項的課程就是中文的輸入，利用考試的壓力讓同仁能夠儘速的學會基本的操作輸入，目的就是要讓同仁懂得如何利用鍵盤將資料鍵入電腦，第二項就是學習如何使用上網搜尋資料，來習慣於EasyFlow的Browser訊息平台，降低同仁對電腦的排斥感，使他們能夠從陌生轉為熟悉，進而習慣使用鼎新EasyFlow電子流程管理系統。
2.高層決策者的全力支持：在這段e化過程，其實最主要能夠 讓計劃落實順暢，便是來自於最高層的全力支持，因為期間有許多的同仁甚至是幹部主管，抱怨浪費時間，使用麻煩，仍戀舊於原有紙張作業，但就是因為最高層「無紙化」的理念，便讓資訊部門有恃無恐的進行e化改革。
3.非用不可的表單先行上線：除了企業內部全面的教育訓練之外，還有讓非用不可的電子佈告欄先行上線，當同仁發現必須要每天上電子佈告欄才能了解公司情況時，就有強迫同仁一定要去用的感覺，因為不去看就完全無法知道最新的消息，自然而然的讓這項動作變成習慣，對於其他表單便更能容易上線使用。
4.種子教官的有效發揮：國泰建設採取種子人員教育訓練，在各部門中均安排完整訓練種子教官，協助同仁於系統上線初期問題，加速導入成功時程。
此外，鼎新電腦也秉持滿足客戶的專業服務精神，與國泰建設進行互動溝通，完善的諮詢體系，細心解決其上線所遇及的問題與完整技術移轉，協助國泰建設邁向成功的e化目標。
五、對採用企業發生的利益與優勢
事實上，國泰建設建置鼎新EasyFlow電 子管理系統已近三週年，資訊部陳經理回顧這段初期開發的期間，儘管花了不少心力，但一想到現在同仁已把上網收發信件處理工作當作是?日的例行公事，主管如果開會繁忙，也會固定時間從電腦上看看有沒有需簽核的公文，避免重要工作延誤，公文堆積及遺失不再發生，作業加速且能即時控管，的確更能肯定當初的投資報酬是相當值得的。
截至目前(2004年4月)為止，上線的表單已超過60張，如此優異的成績在於國泰建設已將EasyFlow完全技術移轉成功，表單設計及流程規劃都能依企業需求之彈性設定，讓MIS人員都能自行開發，也由於系統使用頻率高，使用人員廣泛，同仁都能感受到EasyFlow所帶來的效益與便利，甚至主動建議尚未電子化的表單進行規劃上線，提昇其作業流程效率與工作品質。除此之外，也利用EasyFlow設計出許多活動的表單，例如「全民公投」讓同仁可以利用表單來做票選的活動，促進彼此間的交流，讓辦公室的氣氛變得活潑了起來！現在，不管是同仁或是主管，只要一天沒上EasyFlow電子表單，就覺得少做了什麼事，因為所有原本的簽呈都已經電腦化，公文卡在那裡？何時簽核完畢？公司有什麼事項宣佈？都在彈指之間就清清楚楚，e化成功的國泰建設，活絡了整個企業，展現時代競爭力！
六、結語
國泰建設資訊部陳經理深刻體會到e化改革之路，其實最重要的就是人的思維，要能接受新的改變，除了高層嚴格監督、教育訓練健全之外，最重要的還是回歸於產品功能面以及操作人性化，否則頂著大廠名聲，卻無法幫助客戶確實踏出e化腳步，也是白費功夫。
今日國泰建設e化的成功，同仁的努力功不可沒，而「便宜又好用」的鼎新EasyFlow電子流程系統更是成敗與否的關鍵角色。
【內文所提及之各公司與產品，均分屬各相關公司的商標或註冊商標】
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